El reto de las reuniones más productivas asalta a la mayor parte de las empresas. ¿Sabías que si en tu empresa hubiera tres días sin reuniones a la semana, la productividad de la empresa aumentaría un 73%? Así lo confirma un estudio del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT). Esta reducción también podría reducir el estrés de la plantilla en un 57%. A continuación, detallamos una guía para tener reuniones más productivas.  



¿Por qué las reuniones, en muchas ocasiones, atentan contra la productividad? Lo cierto es que hay más investigaciones que confirman esta tendencia. Un estudio de Harvard concluye que el 70% de las reuniones impide que los empleados realicen un trabajo productivo.

En la pandemia, si bien hubo una disminución del 20% en la duración media de estos encuentros laborales, su número aumentó un 13,5%. Además, los directivos recién ascendidos tienen casi un tercio más de reuniones que los más experimentados.

Las reuniones más productivas son digitales

En esa misma postura se alinea el profesor colaborador de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) Manel Fernández Jaria, que pone el foco en las reuniones digitales y defiende la virtualidad por varios motivos: se concreta mucho más el objetivo, se escucha con mayor atención, se respetan los turnos de palabra y escucha, y se reducen las interrupciones.

«En este tipo de encuentros virtuales existe una concentración mayor en el tema que se está tratando, y son menos importantes los aspectos complementarios, como la posición, la ropa, los elementos accesorios, los saludos al inicio, etc.», explica.

Y añade que el lenguaje no verbal es menos relevante en las reuniones en línea, por lo que contribuyen a reducir los niveles de estrés que provoca la presencialidad.

Según el objetivo del encuentro, puede ser más apropiado un modelo de reunión u otro

¿Y la otra cara de la moneda de las reuniones digitales? Un estudio reciente publicado en la revista Nature, de los investigadores Melanie Brucks, de la Universidad de Columbia, y Jonathan Levav, de la Universidad de Stanford, concluyen que las reuniones en pantalla son muy efectivas para centrar nuestra atención y son más eficaces. Sin embargo, esta concentración reduce nuestra capacidad de creación y surgimiento de ideas.

¿Y qué hay de la conexión social? No hay pruebas de que la modalidad en línea afecte al necesario contacto social entre compañeros, ya que el contacto visual es el que tiene más fuerza en la conexión entre personas.

Guía para tener reuniones más productivas

Más allá de la conveniencia de las reuniones virtuales o presenciales, de su efectividad y de sus efectos específicos, «lo importante es que sean realmente necesarias y que su formato sea el más adecuado para el fin perseguido», afirma Eva Rimbau Gilabert, profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la UOC e investigadora del Digital Business Research Group (DigiBiz).

Estas son algunas pautas que se deben seguir para tener reuniones más productivas:

1. Reuniones para una lluvia de ideas

En las primeras etapas de generación de ideas se proporcionan más y mejores propuestas si se hacen de modo asíncrono (sin ningún tipo de reunión). En las siguientes etapas, sí que es útil reunirse para evaluar, cribar y perfeccionar las ideas seleccionadas.

2. Reuniones con datos de alta complejidad

Los encuentros en los que se vaya a tratar información delicada o de alta complejidad, o cuyo fin sea la generación de confianza, es mejor hacerlas en persona Si solo se va a producir un intercambio de información, puede hacerse perfectamente en modo virtual.

3. Claves para organizar una reunión

Es de suma importancia presentar el orden del día de cualquier reunión con suficiente antelación. Otras prácticas que serán claves para ´las reuniones más productivas son comenzar con puntualidad, incluso si no están todos los participantes; seguir el orden del día y asegurarse de que hay acuerdos o tareas asignadas en relación con cada punto.

Otros aspectos que hay que tener en cuenta son ajustar la duración a los objetivos perseguidos y evitar que sea demasiado larga; mantener el número de asistentes lo más bajo posible; promover activamente la participación, especialmente de quienes asisten en remoto, si se trata de una reunión híbrida; evitar las distracciones y la multitarea; apoyarse en la tecnología para asegurarse de que los mensajes llegan a todos.

4. Los errores más comunes en una reunión

Además de organizar reuniones sorpresa, el profesor Fernández Jaria apunta otros errores que se cometen con asiduidad y que todo aquel que convoca un encuentro profesional debería evitar:

  • Convocar a muchas personas. Lo ideal es que haya entre tres y cinco participantes.
  • Elegir mal la hora. Las primeras horas del día son el mejor momento para el trabajo intenso individual, las reuniones pueden situarse perfectamente al final de la jornada. El lunes es un excelente día para tener tiempo a lo largo de la semana de cumplir con los compromisos.
  • No respetar los tiempos durante las intervenciones de cada miembro.
  • No tener reglas básicas que rijan la reunión.
  • No prestar atención por estar manipulando el móvil.
  • No tener un orden del día claro. Una agenda adecuada contendría entre tres o cuatro puntos.
  • No concretar acuerdos o tareas al final de la reunión.
  • No hacer un seguimiento de lo acordado.

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